Bakanlık Temsilcisi Hangi Hallerde ve Ne Zaman Zorunludur?

Şirket Kuruluşunuzun başlangıç aşamasını tamamladınız, şirketiniz iyi gidiyor ve artık olağan veya olağanüstü Genel Kurul yapacak, bir takım kararlar alacaksınız. İşte tam bu noktada yatırımcıların dikkat etmesi gereken çok önemli bir husus, bakanlık temsilcisi (nam-ı diğer hükumet komiserinin) Genel Kurulunuza katılmalı mı, hangi hallerde katılmalı, katılması için hangi yol izlenmeli ve katılmazsa sonucu ne olur?

Öncelikle belirtmek isterim ki hukuki detaylar arasında okuyucuyu yormadan olabildiğince net bir üslupla meseleyi kaleme almaya niyetliyim. Bu noktada önce hangi şirketlerin bu zorunluluğa tabi olduğu ile başlayalım;

Bakanlık Temsilcisi Hakkında Yönetmeliğin 32. maddesinin birinci fıkrasının (a) bendine göre;kuruluşları ve esas sözleşme değişiklikleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın iznine tabi tutulan,

• Anonim şirket şeklinde kurulan holdingler,
• Umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler,
• Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri,
• Sermaye Piyasası Kanunu’na tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerin bütün olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarında bunların ertelenmesi halinde yapılacak ikinci toplantılarda,

(Bu şirket tiplerindeki her GK toplantısında) Bakanlık Temsilcisi bulundurmak zorunludur. Lakin çoğu Start-Up’ın şirket konusu bu bahsedilen konulardan olmayacağı için bizi daha çok ilgilendiren ikinci kısım aşağıda belirtilmiştir.

Bununla beraber,

Yine aynı yönetmelik maddesine göre;kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Gümrük ve Ticaret Bakanlığı’nın iznine tabi olmayan anonim şirketlerin olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarının gündeminde eğer;

• Sermayenin arttırılması veya azaltılması,
• Kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması,
• Faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliğini gerektiren hususlar varsa bu şirketlerin genel kurul toplantılarına Bakanlık temsilcisinin katılımı zorunludur.
• Ayrıca, gündeminde birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında da Bakanlık temsilcisinin bulundurulması zorunludur.

Dolayısıyla eğer startup’ınızın gündeminde tür başka bir startupla birleşme yada bölünme gibi bir husus olacaksa bu GK’da bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur.

• Ayrıca pay senetleri borsaya kote olan anonim şirketlerin olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını elektronik ortamda yapmaları zorunlu olduğundan bu toplantıların geçerli olabilmesi için Bakanlık temsilcisinin katılımı zorunludur. Pay senetleri borsaya kote olmayan anonim şirketler bakımından böyle bir zorunluluk bulunmamaktadır. Ancak, bu şirketlerin elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapmayı tercih etmeleri halinde toplantılarda alınan kararların geçerli olabilmesi için Bakanlık temsilcisinin katılımı zorunludur.

Dolayısıyla dikkat edilmelidir ki şirketiniz borsaya açıldı ise bu noktada her GK toplantısında temsilci bulundurmak zorunludur.

• Anonim şirketlerin yurt dışında yapacakları bütün olağan veya olağanüstü genel kurul toplantıları ile yine yurt dışında yapacakları imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplantılarına Bakanlık temsilcisinin katılımı zorunludur. Yurt dışında yapılmayan imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir.
• Ayrıca eklenmelidir ki birinci fıkrada sayılanların dışındaki genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu değildir. Ancakgenel kurulu toplantıya çağıranların talep etmelerive bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilir.

Demem odur ki, burada start-upların dikkat etmesi gereken özellikle 3 durum olduğunu öngörüyorum: Start-up’ınız anonim ortaklık olarak şirketleştikten sonra esas sözleşmede elektronik ortamda GK yapmayı öngördüğünüz halde bu toplantılarda, yurtdışında GK yapmaya dair bir karar aldığınız vakit bu toplantılarda, tür değişikliğine gideceğiniz GK toplantılarında temsilci bulundurmak zorunludur.

Küçük bir not olarak, temsilcinin toplantıdaki vazifesiyle alakalı olarak belirtilmelidir ki, görevi yalnızca oturmak ve imza atmaktan ibaret değildir. Gerektiği yerde mevzuata uygun davranılıp davranılmadığını gözetebilir, bir aykırılık görürse bunu raporuna yazabilir.

Temsilcinin toplantıya daveti hususu

Eklenmelidir ki, Bakanlık Temsilcisi olanların GK toplantılarına daveti de ayrı bir usule tabiidir. Aynı  yönetmeliğin 35.maddesi uyarınca,  Yönetim kurulu tarafından çağrısı yapılan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için; yönetim kurulu üyelerinden herhangi biri tarafından veya şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan kişilerce toplantının yer, gün ve saati bildirilmek suretiyle toplantı tarihinden en az on günönceden bir dilekçe ile müracaat edilmelidir. Genel kurulun, yönetim kurulu dışında çağrıya yetkili olanlar tarafından çağrılması halinde, dilekçe bunlar tarafından imzalanır.

10 günden az süre kalması hali

Bununla tarihler kaçtı, ve GK toplantınıza 10 günden daha az bir vakit kaldı. Bu durumda Bakanlık Temsilcisi çağırmak için elinizde bir imkan olacak mıdır? Bu durumda müracaatın on günden daha kısa bir sürede yapılabilmesi müracaat merciinin uygun görüşüne bağlıdır. Dolayısıyla kaderinizi Bakanlığın eline bırakmadan 10 günden fazla bir vakit var iken temsilcinin talep edilmesi gerekmektedir.

Tek ortaklı anonim ortaklıklarda durum ne olacak?

Konuyla alakalı başka bir husus ise tek ortaklı Anonim Şirketlerde bakanlık temsilcisi bahsedilen hallerde bulundurulacak mıdır? Tek ortaklı bir start-upta temsilci istenmesinin mantığı nedir? Bazı yazarlara göre tek pay sahipli anonim şirketin bütün genel kurul toplantıları Bakanlık temsilcisinin huzurunda yapılmalıdır.[4]Bazı yazarlara göre ise tek kişilik anonim şirket genel kurul toplantısında Bakanlık temsilcisinin bulunmasının mantıki ve hukuki bir anlamı yoktur. Hukuki tartışmaların ilgilileri dipnotta belirtilen kaynaklar aracılığı ile hususa dair araştırma yapabilir. Lakin bu tartışmalardan sıyrılıp belirtilmelidir ki bu hususta risk alınmaması itibariyle yukarıdaki ihtimaller gerçekleştiğinde temsilci talep etmek makul bir çözüm olacaktır. Zira madde hükmünde tek ortaklı çok ortaklı ayrımına gidilmemiş olup metnin açık yorumundan bu sonuca ulaşmak mümkündür.

Temsilcinin yokluğundaki kararların olası tescili halinde bu kararlar geçerli midir?

Son olarak temsilcinin gelmesi gereken hallerde temsilcinin katılmaması/yokluğu/istenmemesi durumlarında alınan GK kararlarının akıbeti ne olacaktır? Bu hususta belirtilmelidir ki farklı yazarlar farklı görüşler savunmakta, kimisi GK iradesinin oluşmadığı gerekçesiyle yokluk yaptırımını öngörmekte kimi yazar ise GK’da iradenin oluştuğu bu sebeple bir yokluk halinin olmadığı ve yönetmeliğin ”kararların geçersiz” olacağı yönündeki ifadesinin bir hükümsüzlük nedeni teşkil edeceğini savunmaktadırlar. Girişimciler için somut olarak bu tartışmanın bir karşılığı olmayacaktır, zira sicil temsilcinin yokluğunda alınan kararları tescil etmeyecek ve kararlar sonuç doğurmayacaktır. Lakin olur da bu kararlar tescil edilirse, yokluk halinde zamanaşımı olmadan bu kararın yok olduğu tespiti istenebilecektir. Hükümsüzlük halinde ise ortaklardan birisinin bu durumu çıkarına kullanmak için hükümsüzlüğün tespitini istemesi halinde, hakkın kötüye kullanılması gündeme gelebilecektir. Aralarında böyle ufak bir nüans farkı bulunacaktır. Dolayısıyla sicilin hatasının sonucu bu yorumlara göre fark edebilecektir.

Güncel uygulamalar için her an değişiklik olabileceği göz önüne alınarak müşavirliğimize başvurmanızda fayda olacaktır.

Bu yazı nedeniyle herhangi bir hukuki sorumluluk kabul edilmemekte olup,yazı açıklayıcı nitelik taşımaktadır.